Come funziona
Le spese nascono con l’autorizzazione. Ogni richiesta di spesa ha un workflow configurabile: dal dipendente al responsabile, dal responsabile alla direzione. Con soglie automatiche e classificazione per tipologia. Niente più email perse o autorizzazioni informali.
I budget sono sotto controllo. Pannelli di monitoraggio spese che mostrano speso/residuo in tempo reale. Quando una spesa rischia di sforare il budget, il sistema avvisa prima che sia troppo tardi. Con proiezioni e trend per pianificare meglio.
Le fatture si associano automaticamente. Import automatico dei documenti dal filesystem o SFTP. L’AI legge il contenuto e suggerisce il contratto o l’ordine corrispondente. L’operatore conferma o corregge con un click. Quello che prima richiedeva ore di lavoro manuale ora richiede pochi secondi.
I fornitori sono censiti e monitorati. Anagrafica completa con dati fiscali, contatti, storico pagamenti. Dashboard che mostra i top fornitori per fatturato. Import batch per gestire centinaia di fornitori senza digitare.
Come è fatto
Architettura
Sistema modulare basato su PHP/Laravel con database Oracle. Motore AI per l’abbinamento automatico documenti basato su embedding e ricerca semantica. Import automatico da filesystem, SFTP o email per i documenti.
Configurabilità
Workflow autorizzazioni personalizzabili per importo e tipologia spesa. Soglie budget configurabili per centro di costo e categoria. Template di classificazione spese adattabili alle vostre procedure contabili.
Integrazioni disponibili
- Sistemi documentali per l’import dei file
- Sistemi contabili per l’export delle registrazioni
- ERP aziendali per la sincronizzazione fornitori e contratti
Intelligenza artificiale integrata
L’AI analizza il testo delle fatture e trova automaticamente il contratto o ordine corrispondente. Funziona anche quando i dati non combaciano perfettamente: riconosce sinonimi, abbreviazioni, codici diversi. Ricerca semantica sui documenti archiviati per trovare rapidamente contratti e allegati.
Audit e compliance
Tracciamento completo del ciclo: dalla richiesta di autorizzazione al pagamento. Storico modifiche per ogni documento. Export configurabili per revisioni e controlli. Conservazione dei documenti con metadati completi.
Disponibile come prodotto pacchetto (soluzione completa pronta all’uso) o come sviluppo custom per integrarsi con i vostri sistemi contabili, ERP e procedure interne.